الإيصالات المزورة واحتيال النفقات

لماذا الإيصالات هدف سهل

الإيصال عبارة عن نص على ورق تم تصويره في ضوء سيء. لا يوجد وجه، ولا أيدٍ، ولا مشهد معقد، ويتوقع الجميع أن تكون الصورة ضبابية قليلاً ومقصوصة بشكل سيء. كل مشكلة جودة تجعل صورة أخرى مشبوهة تعتبر طبيعية هنا.

المبالغ صغيرة أيضاً لدرجة أن أحداً لا يحقق بشكل فردي. فريق المالية الذي يراجع أربعمائة مطالبة في الشهر يبحث عن القيم المتطرفة، لا يجري تحقيقات جنائية على إيصال قهوة. إيصال قهوة واحد معدل لا يستحق الملاحقة؛ أربعون منها على مدار عام تعادل راتباً.

النمطان وكيفية قراءتهما

الإيصال المولد بالكامل يبدو مختلفاً. كل منطقة تبدو عالية، لأنه لم يأتِ أي جزء من الصورة من كاميرا. تلك الحالة أسهل في الضبط، وهي في الواقع أقل شيوعاً من الحالة المعدلة.

الفحوصات التي لا تتضمن بكسلات

تحليل الصورة هو إشارة واحدة، وفي احتيال النفقات نادراً ما تكون الإشارة الأولى التي يتم تفعيلها. هذه لا تكلف شيئاً وتكشف المزيد.

• الحساب. هل مجموع البنود يساوي الإجمالي الفرعي، وهل يتم تطبيق معدل الضريبة بشكل صحيح؟ غالباً ما تكسر الإجماليات المعدلة الحسابات، لأن الشخص الذي يغيرها يغير رقماً واحداً فقط.
• أرقام التسلسل. إيصالان من نفس التاجر في أيام مختلفة مع أرقام معاملات متجاورة هما إشارة أقوى من أي نتيجة.
• تفاصيل التاجر. رقم هاتف لا يتصل، عنوان غير موجود، رقم ضريبي بتنسيق خاطئ للبلد.
• تكرار الصور. نفس نسيج الورق، نفس الجدول، نفس الإضاءة عبر مشتريات يفترض أنها غير مترابطة.
• التوقيت. إيصالات مقدمة في دفعة واحدة في نهاية الفترة، مؤرخة على مدى عدة أسابيع، كلها مصورة في نفس الجلسة.
• أرقام مستديرة. مبالغ تقع تحت حد الموافقة مباشرة، بشكل متكرر.

لماذا لا ينبغي على الفرق المالية تحميل الإيصالات

يحتوي الإيصال على موقع الموظف وتوقيت إنفاقه وقيمة المبلغ، وغالباً ما يتضمن جزءاً من رقم البطاقة. إن إرسال ذلك إلى خدمة تقييم تابعة لجهة خارجية ينشئ علاقة معالجة تغطي البيانات الشخصية للموظفين، وهو ما يتطلب عقداً وسياسة احتفاظ بالبيانات وبنداً في إشعار الخصوصية الخاص بك.

التقييم داخل المتصفح يتجنب كل ذلك. تُقرأ الملفات من القرص بواسطة الصفحة ولا يتم إرسالها أبداً، لذا لا يوجد طرف ثالث للمعالجة ولا توجد بيانات للكشف عنها.

ما الذي يجب فعله عند رصد إيصال مشبوه

1. أعد التحقق من الأصل

   اطلب الملف من الهاتف الذي التقط الصورة. معظم التقييمات العالية في الإيصالات الصادقة تنتج عن إعادة الضغط بعد انتقال الصورة عبر البريد الإلكتروني أو تطبيقات الدردشة.

2. تحقق من الحسابات والتاجر

   إذا لم تكن الأرقام متطابقة أو لم يكن التاجر موجوداً، فلديك إجابة لا تعتمد على أي نموذج على الإطلاق.

3. انظر إلى النمط، لا إلى الادعاء

   إيصال واحد مشبوه قد يكون مجرد خطأ (ضجيج). أما رصد الموظف نفسه أربع مرات، أو مجموعة إيصالات تم تصويرها في جلسة واحدة، فهو نمط يستحق التصعيد.

4. وجه الأمر إلى شخص، لا إلى سياسة

   الرفض التلقائي بناءً على درجة التقييم أمر غير عادل، كما أنه ينطوي على مخاطر قانونية عندما يتعلق الأمر بالرواتب. يجب أن يفتح التقرير باباً للنقاش.

تصميم سياسة تتناسب مع تعامل الموظفين

إن سياسة النفقات التي تتعامل مع كل إيصال مشبوه كاحتيال محتمل ستنتج تظلمات أكثر من المبالغ المستردة. نسبة الخطأ في صور الإيصالات مرتفعة، والأشخاص المتأثرون هم موظفوك.

حدد حد التنبيه بناءً على القيمة بدلاً من درجة التقييم. فحص كل ما يتجاوز حداً معيناً هو أمر متناسب ويسهل شرحه للمجلس العمالي أو النقابة. أما فحص كل شيء ثم التصرف بناءً على مخرجات النموذج، فهو ليس كذلك.

اذكر في السياسة أن فحوصات الصور تتم، وما الذي يفعّلها، وأن الرصد يؤدي إلى طلب الملف الأصلي بدلاً من الرفض. الموظفون الذين يعرفون القاعدة مسبقاً يتقبلونها. أما من يكتشفونها من خلال اتهام فلا يفعلون ذلك.

• انشر حد التنبيه حتى لا يتفاجأ أحد بفحص.
• وجه حالات الرصد إلى شخص، ولا تعتمد أبداً على الرفض التلقائي.
• اطلب الملف الأصلي أولاً، لأن إعادة الضغط تفسر معظم درجات التقييم العالية.
• صعّد بناءً على الأنماط عبر مقدم الطلب، وليس على الإيصالات الفردية.