เหตุใดใบเสร็จจึงเป็นเป้าหมายที่ง่าย
ใบเสร็จคือข้อความบนกระดาษที่ถ่ายในที่แสงแย่ๆ ไม่มีใบหน้า ไม่มีมือ ไม่มีฉากที่ซับซ้อน และทุกคนคาดหวังว่ารูปภาพจะเบลอเล็กน้อยและถูกครอบตัดมาไม่ดี ปัญหาคุณภาพทุกอย่างที่ทำให้ภาพถ่ายอื่นน่าสงสัยนั้นเป็นเรื่องปกติที่นี่
จำนวนเงินยังน้อยเกินกว่าที่ใครจะตรวจสอบเป็นรายบุคคล ทีมการเงินที่ทบทวนคำร้องขอสี่ร้อยรายการต่อเดือนกำลังมองหาความผิดปกติ ไม่ใช่การตรวจพิสูจน์ทางนิติวิทยาศาสตร์บนใบเสร็จค่ากาแฟ ใบเสร็จค่ากาแฟที่ถูกแก้ไขหนึ่งใบไม่คุ้มที่จะติดตาม แต่ถ้าสี่สิบใบตลอดทั้งปีก็ถือเป็นเงินเดือนก้อนหนึ่ง
สองรูปแบบ และวิธีการอ่านผล
กระดาษ แสง และการครอบตัดเป็นของจริง สองช่องที่อยู่ติดกันซึ่งครอบคลุมยอดเงินนั้นไม่ใช่
ใบเสร็จที่สร้างขึ้นใหม่ทั้งหมดดูแตกต่างออกไป ทุกช่องคะแนนสูง เพราะไม่มีส่วนใดของภาพที่มาจากกล้อง กรณีนั้นตรวจจับง่ายกว่าและในทางปฏิบัติพบได้น้อยกว่ากรณีที่ถูกแก้ไข
| รูปแบบ | คะแนนรวมทั้งภาพ | แผนที่แสดงภูมิภาค | ความหมาย |
|---|---|---|---|
| ใบเสร็จที่สร้างขึ้นใหม่ | สูง | ร้อนทุกส่วนของภาพ | การซื้อน่าจะไม่เคยเกิดขึ้นจริง |
| ยอดเงินที่ถูกแก้ไข | ต่ำถึงปานกลาง | หนึ่งหรือสองช่องมีคะแนนสูง | การซื้อจริงที่ตัวเลขถูกเปลี่ยน |
| ของจริง ถ่ายภาพมาไม่ดี | ปานกลาง | มีความสม่ำเสมอ | การบีบอัดและแสงน้อย ไม่ใช่การฉ้อโกง |
| ของจริง ถ่ายภาพมาดี | ต่ำ | ทุกช่องคะแนนต่ำ | ไม่มีอะไรผิดปกติ |
การตรวจสอบที่ไม่เกี่ยวข้องกับพิกเซล
การวิเคราะห์รูปภาพเป็นสัญญาณหนึ่ง และในการฉ้อโกงค่าใช้จ่าย มันไม่ค่อยเป็นสัญญาณแรกที่ถูกตรวจพบ สิ่งเหล่านี้ไม่มีค่าใช้จ่ายและตรวจพบได้มากกว่า
- คณิตศาสตร์ รายการต่างๆ รวมกันได้ยอดรวมย่อยหรือไม่ และอัตราภาษีถูกนำไปใช้ถูกต้องหรือไม่ ยอดรวมที่ถูกแก้ไขมักจะทำให้คณิตศาสตร์ผิดพลาด เพราะคนที่เปลี่ยนตัวเลขมักเปลี่ยนเพียงตัวเลขเดียว
- หมายเลขลำดับ ใบเสร็จสองใบจากร้านค้าเดียวกันในวันต่างกันที่มีหมายเลขธุรกรรมต่อเนื่องกันเป็นสัญญาณที่หนักแน่นกว่าคะแนนใดๆ
- รายละเอียดร้านค้า หมายเลขโทรศัพท์ที่ติดต่อไม่ได้ ที่อยู่ที่ไม่มีอยู่จริง หมายเลขภาษีที่อยู่ในรูปแบบที่ผิดสำหรับประเทศนั้นๆ
- รูปภาพซ้ำ พื้นผิวกระดาษเดียวกัน โต๊ะเดียวกัน แสงแบบเดียวกันในรายการซื้อที่ไม่เกี่ยวข้องกัน
- เวลา ใบเสร็จที่ส่งในกลุ่มตอนสิ้นงวด ลงวันที่ครอบคลุมหลายสัปดาห์ ทั้งหมดถูกถ่ายในเซสชันเดียวกัน
- ตัวเลขกลมๆ จำนวนเงินที่อยู่ต่ำกว่าเกณฑ์การอนุมัติเล็กน้อย ซ้ำๆ กัน
ทำไมทีมการเงินถึงไม่ควรให้อัปโหลดใบเสร็จ
ใบเสร็จระบุตำแหน่งที่ตั้ง เวลา และการใช้จ่ายของพนักงาน รวมถึงมักจะมีเลขบัตรเครดิตบางส่วน การส่งข้อมูลนี้ไปยังบริการประเมินผลของบุคคลที่สามจะสร้างความสัมพันธ์ในการประมวลผลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ซึ่งจำเป็นต้องมีสัญญา นโยบายการเก็บรักษาข้อมูล และข้อความในประกาศความเป็นส่วนตัวของคุณ
การประเมินผลภายในเบราว์เซอร์ช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาทั้งหมดนี้ โดยไฟล์จะถูกอ่านจากดิสก์โดยหน้าเว็บและไม่มีการส่งข้อมูลออกไป จึงไม่มีการแต่งตั้งผู้ประมวลผลและไม่ต้องเปิดเผยข้อมูลใดๆ
สิ่งที่ควรทำเมื่อใบเสร็จถูกแจ้งเตือน
-
ตรวจสอบต้นฉบับซ้ำ
ขอไฟล์จากโทรศัพท์เครื่องที่ถ่ายภาพนั้น คะแนนที่สูงในใบเสร็จที่ถูกต้องมักเกิดจากการบีบอัดไฟล์ซ้ำหลังจากภาพถูกส่งผ่านอีเมลหรือแอปแชท
-
ตรวจสอบการคำนวณและร้านค้า
หากตัวเลขไม่ตรงกันหรือไม่มีร้านค้านี้อยู่ คุณจะได้คำตอบที่ไม่จำเป็นต้องอาศัยโมเดลแต่อย่างใด
-
ดูที่รูปแบบ ไม่ใช่แค่การเคลม
ใบเสร็จที่ถูกแจ้งเตือนหนึ่งใบอาจเป็นเพียงสัญญาณรบกวน แต่หากพนักงานคนเดียวกันถูกแจ้งเตือนถึงสี่ครั้ง หรือเป็นชุดใบเสร็จที่ถ่ายในเซสชันเดียวกัน นั่นคือรูปแบบที่ควรนำไปตรวจสอบต่อ
-
ส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ ไม่ใช่นโยบายจัดการ
การปฏิเสธโดยอัตโนมัติจากคะแนนนั้นไม่เป็นธรรม และในกรณีที่ส่งผลต่อการเบิกจ่าย อาจมีความเสี่ยงทางกฎหมาย การแจ้งเตือนควรเป็นจุดเริ่มต้นของการสนทนา
การออกแบบนโยบายที่ใช้งานได้จริงกับพนักงาน
นโยบายการเบิกจ่ายที่มองใบเสร็จทุกใบที่ถูกแจ้งเตือนว่าเป็นการฉ้อโกงจะสร้างความไม่พอใจมากกว่าการได้เงินคืน อัตราความผิดพลาดในการถ่ายภาพใบเสร็จนั้นสูง และผู้ที่ได้รับผลกระทบคือพนักงานของคุณเอง
กำหนดเกณฑ์ตามมูลค่าแทนที่จะเป็นคะแนน การตรวจสอบทุกรายการที่เกินขีดจำกัดถือเป็นความเหมาะสมและอธิบายต่อคณะกรรมการพนักงานหรือสหภาพแรงงานได้ง่าย การตรวจสอบทุกอย่างแล้วตัดสินจากผลลัพธ์ของโมเดลไม่ใช่สิ่งที่ควรทำ
ระบุในนโยบายว่ามีการตรวจสอบภาพ อะไรคือตัวกระตุ้นการตรวจสอบ และหากมีการแจ้งเตือนจะนำไปสู่การขอไฟล์ต้นฉบับแทนที่จะเป็นการปฏิเสธ พนักงานที่ทราบกฎล่วงหน้าจะยอมรับได้ แต่พนักงานที่มารู้ผ่านการถูกกล่าวหาจะไม่ยอมรับ
- ประกาศเกณฑ์ให้ทราบ เพื่อไม่ให้ใครแปลกใจเมื่อมีการตรวจสอบ
- ส่งรายการแจ้งเตือนให้เจ้าหน้าที่ ห้ามใช้การปฏิเสธโดยอัตโนมัติ
- ขอไฟล์ต้นฉบับก่อนเสมอ เพราะการบีบอัดไฟล์ซ้ำเป็นสาเหตุของคะแนนสูงส่วนใหญ่
- ตรวจสอบรูปแบบ ของผู้ยื่นเบิก ไม่ใช่แค่ใบเสร็จใบเดียว