Warum Quittungen ein leichtes Ziel sind
Eine Quittung ist Text auf Papier, fotografiert bei schlechtem Licht. Es gibt kein Gesicht, keine Hände, keine komplexe Szene, und jeder erwartet, dass das Bild leicht unscharf und schlecht zugeschnitten ist. Jedes Qualitätsproblem, das ein anderes Foto verdächtig machen würde, ist hier normal.
Die Beträge sind zudem so gering, dass niemand einzeln ermittelt. Ein Finanzteam, das vierhundert Ansprüche im Monat prüft, sucht nach Ausreißern und führt keine Forensik an einer Kaffeequittung durch. Eine einzige veränderte Kaffeequittung zu jagen lohnt sich nicht; vierzig davon über ein Jahr hinweg ergeben ein Gehalt.
Die beiden Muster und wie sie gelesen werden
Das Papier, die Beleuchtung und der Zuschnitt sind echt. Zwei benachbarte Kacheln, die die Beträge abdecken, sind es nicht.
Eine vollständig generierte Quittung sieht anders aus. Jede Kachel steht hoch, da kein Teil des Bildes von einer Kamera stammte. Dieser Fall ist einfacher zu erkennen und in der Praxis seltener als der bearbeitete.
| Muster | Gesamtwert | Regionskarte | Bedeutung |
|---|---|---|---|
| Generierte Quittung | Hoch | Jede Kachel hoch | Der Kauf hat wahrscheinlich nie stattgefunden |
| Bearbeiteter Betrag | Niedrig bis mittel | Eine oder zwei Kacheln hoch | Ein echter Kauf mit geändertem Betrag |
| Echt, schlecht fotografiert | Mittel | Gleichmäßig warm | Komprimierung und schlechtes Licht, kein Betrug |
| Echt, gutes Foto | Niedrig | Jedes Kachel niedrig | Nichts zu sehen |
Die Prüfungen, die keine Pixel beinhalten
Die Bildanalyse ist ein Signal und schlägt beim Spesenbetrug selten als Erstes an. Diese kosten nichts und fangen mehr ab.
- Arithmetik. Addieren sich die Positionen zum Zwischenbetrag und gilt der Steuersatz korrekt? Geänderte Summen machen oft die Mathematik kaputt, da die Person, die sie ändert, nur eine Zahl ändert.
- Sequenznummern. Zwei Quittungen desselben Händlers an unterschiedlichen Tagen mit benachbarten Transaktionsnummern sind ein stärkeres Signal als jeder Wert.
- Händlerdetails. Eine Telefonnummer, die nicht erreichbar ist, eine Adresse, die nicht existiert, eine Steuernummer im falschen Format für das Land.
- Wiederholte Bilder. Dieselbe Papiertextur, derselbe Tisch, dieselbe Beleuchtung bei vermeintlich nicht zusammenhängenden Käufen.
- Zeitpunkt. Quittungen, die in einer Charge am Periodenende eingereicht und über mehrere Wochen datiert sind, alle in derselben Sitzung fotografiert.
- Runde Zahlen. Beträge, die knapp unter einer Genehmigungsschwelle liegen, wiederholt.
Warum Finanzteams keine Belege hochladen sollten
Ein Beleg enthält den Standort, den Zeitpunkt und die Ausgaben eines Mitarbeiters sowie häufig einen Teil der Kartennummer. Dies an einen externen Scoring-Dienst zu senden, erzeugt ein Verarbeitungsverhältnis, das personenbezogene Daten von Mitarbeitern umfasst. Dafür sind ein Vertrag, eine Aufbewahrungsrichtlinie und ein Passus in Ihrer Datenschutzerklärung erforderlich.
Das Scoring im Browser vermeidet all dies. Die Datei wird von der Seite von der Festplatte gelesen und niemals übertragen. Es gibt also keinen Auftragsverarbeiter zu bestimmen und nichts offenzulegen.
Was tun mit einem markierten Beleg
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Das Original erneut prüfen
Fragen Sie nach der Datei von dem Telefon, mit dem sie aufgenommen wurde. Die meisten hohen Werte bei echten Belegen stammen von einer erneuten Komprimierung, nachdem das Bild per E-Mail oder Chat-App verschickt wurde.
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Arithmetik und Händler prüfen
Wenn die Zahlen nicht stimmen oder der Händler nicht existiert, haben Sie ein Ergebnis, das überhaupt nicht von einem Modell abhängt.
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Auf das Muster achten, nicht auf die Behauptung
Ein einzelner markierter Beleg ist Rauschen. Derselbe Mitarbeiter viermal markiert oder eine Reihe, die in einer Sitzung fotografiert wurde, ist ein Muster, dem nachzugehen sich lohnt.
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An eine Person weiterleiten, nicht an eine Richtlinie
Eine automatische Ablehnung aufgrund eines Scores ist unfair und, wo sie das Gehalt betrifft, rechtlich riskant. Eine Markierung sollte ein Gespräch in Gang setzen.
Eine Richtlinie entwerfen, die den Kontakt mit Mitarbeitern übersteht
Eine Spesenrichtlinie, die jeden markierten Beleg als mutmaßlichen Betrug behandelt, erzeugt mehr Beschwerden als Rückerstattungen. Die Fehlerrate bei Belegfotos ist hoch, und die betroffenen Personen sind Ihre eigenen Mitarbeiter.
Legen Sie den Schwellenwert nach Betrag statt nach Score fest. Alles oberhalb eines Limits zu prüfen, ist verhältnismäßig und lässt sich einem Betriebsrat oder einer Gewerkschaft leicht erklären. Alles zu prüfen und dann nach einer Modellausgabe zu handeln, ist keines von beidem.
Geben Sie in der Richtlinie an, dass Bildprüfungen stattfinden, was diese auslöst und dass eine Markierung zu einer Anfrage nach der Originaldatei statt zu einer Ablehnung führt. Mitarbeiter, die die Regel im Voraus kennen, akzeptieren sie. Mitarbeiter, die sie durch einen Vorwurf entdecken, tun dies nicht.
- Veröffentlichen Sie den Schwellenwert, damit niemand durch eine Prüfung überrascht wird.
- Leiten Sie Markierungen an eine Person weiter, niemals an eine automatische Ablehnung.
- Fordern Sie zuerst die Originaldatei an, da eine erneute Komprimierung die meisten hohen Werte erklärt.
- Eskalieren Sie bei Mustern über einen Anspruchsteller hinweg, nicht bei einzelnen Belegen.