Hóa đơn giả và gian lận chi phí

Hầu hết các hóa đơn giả thực chất là hóa đơn thật bị thay đổi tổng số tiền. Điều đó để lại tín hiệu ở một phần của hình ảnh, điều mà điểm số toàn khung hình sẽ làm mờ đi bằng cách tính trung bình còn bản đồ vùng thì không.

Lý do hóa đơn là một mục tiêu dễ dàng

Hóa đơn là văn bản trên giấy được chụp dưới ánh sáng kém. Không có khuôn mặt, không có bàn tay, không có cảnh phức tạp và mọi người đều mong đợi hình ảnh hơi mờ và cắt xén kém. Mọi vấn đề về chất lượng khiến bức ảnh khác trở nên đáng ngờ thì ở đây lại là điều bình thường.

Số tiền cũng nhỏ đến mức không ai đi điều tra riêng lẻ. Một đội ngũ tài chính xem xét bốn trăm yêu cầu bồi hoàn mỗi tháng đang tìm kiếm các điểm bất thường, chứ không phải tiến hành pháp y trên một hóa đơn cà phê. Một hóa đơn cà phê bị thay đổi đơn lẻ không đáng để theo đuổi; bốn mươi hóa đơn như vậy trong suốt một năm là cả một khoản lương.

Hai mô hình và cách chúng hiển thị kết quả

14 11 9 12 76 81 16 13 10

Giấy, ánh sáng và góc cắt là thật. Hai ô liền kề bao gồm các số tiền thì không phải.

Một hóa đơn thật có hai mục hàng và tổng số tiền được tạo lại. Điểm số toàn khung hình là 34.

Một hóa đơn hoàn toàn do AI tạo trông có vẻ khác biệt. Mọi ô đều hiển thị mức cao, bởi vì không có phần nào của bức ảnh xuất phát từ máy ảnh. Trường hợp đó dễ phát hiện hơn và trong thực tế, ít phổ biến hơn trường hợp bị chỉnh sửa.

Phân biệt hai trường hợp
Mẫu	Điểm toàn khung hình	Bản đồ vùng	Ý nghĩa
Hóa đơn do AI tạo	Cao	Mọi ô đều nóng	Giao dịch có thể chưa từng xảy ra
Số tiền đã bị chỉnh sửa	Từ thấp đến trung bình	Một hoặc hai ô mức cao	Giao dịch thật với số tiền bị thay đổi
Thật, chụp kém	Trung bình	Ấm đều	Nén và ánh sáng yếu, không phải gian lận
Thật, ảnh đẹp	Thấp	Mọi ô đều thấp	Không có gì để xem

Các hình thức kiểm tra không liên quan đến điểm ảnh

Phân tích hình ảnh là một tín hiệu, và trong gian lận chi phí, đó hiếm khi là tín hiệu đầu tiên được kích hoạt. Những cách này không tốn kém và phát hiện được nhiều hơn.

Số học. Các mục hàng có cộng lại thành tổng phụ không, và thuế suất có được áp dụng chính xác không? Các tổng số tiền bị chỉnh sửa thường làm sai lệch toán học, bởi vì người thay đổi chúng chỉ sửa một con số duy nhất.
Số thứ tự giao dịch. Hai hóa đơn từ cùng một người bán vào các ngày khác nhau với số giao dịch liền kề là một tín hiệu mạnh mẽ hơn bất kỳ điểm số nào.
Chi tiết người bán. Số điện thoại không liên lạc được, địa chỉ không có thật, mã số thuế sai định dạng so với quốc gia đó.
Hình ảnh lặp lại. Cùng một kết cấu giấy, cùng một cái bàn, cùng một ánh sáng trên các khoản mua sắm được cho là không liên quan.
Thời gian. Các hóa đơn được gửi thành một loạt vào cuối kỳ, có ngày tháng trải dài qua vài tuần, tất cả đều được chụp trong cùng một phiên.
Số tròn. Các khoản tiền nằm ngay dưới ngưỡng phê duyệt, xuất hiện lặp đi lặp lại.

Lý do các đội ngũ tài chính không nên tải lên biên lai

Một biên lai chứa vị trí, thời gian và chi tiêu của nhân viên, và thường có cả một phần số thẻ. Việc gửi dữ liệu đó đến dịch vụ chấm điểm của bên thứ ba sẽ tạo ra mối quan hệ xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên, đòi hỏi phải có hợp đồng, chính sách lưu trữ và một điều khoản trong thông báo về quyền riêng tư của bạn.

Việc chấm điểm ngay trong trình duyệt giúp tránh được tất cả những điều đó. Tệp được đọc từ đĩa bởi trang web và không bao giờ được truyền đi, vì vậy không có bên xử lý nào cần chỉ định và không có gì phải tiết lộ.

Phải làm gì với một biên lai bị gắn cờ

Kiểm tra lại bản gốc
Hãy yêu cầu tệp từ chiếc điện thoại đã dùng để chụp nó. Hầu hết các điểm số cao trên biên lai hợp lệ đều xuất phát từ việc nén lại sau khi hình ảnh được gửi qua email hoặc ứng dụng trò chuyện.
Kiểm tra số học và đơn vị bán hàng
Nếu các con số không khớp hoặc đơn vị bán hàng không tồn tại, bạn đã có câu trả lời mà không cần phụ thuộc vào bất kỳ mô hình nào.
Xem xét mẫu, thay vì chỉ nhìn vào tuyên bố
Một biên lai bị gắn cờ chỉ là tiếng ồn. Một nhân viên bị gắn cờ bốn lần, hoặc một tập hợp được chụp trong một phiên làm việc, là một mẫu có giá trị cần phải được chuyển lên cấp cao hơn.
Chuyển tiếp đến một con người, thay vì một chính sách
Việc tự động từ chối dựa trên điểm số là không công bằng và, ở những nơi ảnh hưởng đến tiền lương, có rủi ro về mặt pháp lý. Một cờ cảnh báo nên mở ra một cuộc trò chuyện.

Thiết kế một chính sách phù hợp khi áp dụng với nhân viên

Một chính sách chi phí coi mọi biên lai bị gắn cờ là gian lận đáng ngờ sẽ tạo ra nhiều khiếu nại hơn là số tiền thu hồi được. Tỷ lệ lỗi trên ảnh chụp biên lai rất cao, và những người bị ảnh hưởng chính là nhân viên của bạn.

Đặt ngưỡng theo giá trị thay vì theo điểm số. Việc kiểm tra mọi thứ vượt quá một giới hạn là hợp lý và dễ giải thích với hội đồng doanh nghiệp hoặc công đoàn. Kiểm tra mọi thứ, sau đó hành động dựa trên kết quả đầu ra của mô hình, không đáp ứng được tiêu chí nào trong số đó.

Hãy nêu trong chính sách rằng các kiểm tra hình ảnh sẽ diễn ra, điều gì kích hoạt chúng, và việc gắn cờ sẽ dẫn đến yêu cầu cung cấp tệp gốc thay vì sự từ chối. Nhân viên biết trước quy tắc sẽ chấp nhận nó. Nhân viên phát hiện ra nó thông qua một lời buộc tội thì không.

Công bố ngưỡng để không ai bị bất ngờ trước một lượt kiểm tra.
Chuyển tiếp các cờ cảnh báo cho một con người, không bao giờ tự động từ chối.
Yêu cầu tệp gốc trước, bởi vì việc nén lại giải thích cho hầu hết các điểm số cao.
Chuyển lên cấp cao hơn khi có các mẫu trên một người yêu cầu, thay vì trên các biên lai đơn lẻ.

Các câu hỏi mọi người thường đặt ra

Liệu bộ phát hiện AI có bắt được biên lai giả không?

Nó phát hiện được hai điều: một biên lai hoàn toàn do AI tạo ra, có điểm số cao ở mọi ô, và một số tiền bị thay đổi, hiển thị dưới dạng một hoặc hai ô nóng bên trong một hình ảnh vốn dĩ bình thường. Nó sẽ không bắt được một biên lai chính thống cho một khoản mua sắm không liên quan đến công việc, đây là hình thức gian lận chi phí phổ biến hơn rất nhiều.

Tại sao các biên lai hợp lệ đôi khi lại có điểm số cao?

Biên lai được chụp trong điều kiện ánh sáng kém, ở một góc chụp, trên giấy bị cong, sau đó bị nén bởi bất kỳ ứng dụng nào mà chúng đi qua. Mỗi yếu tố đó đều đẩy điểm số lên cao. Hãy dự đoán tỷ lệ dương tính giả thực tế và xây dựng quy trình sao cho việc gắn cờ kích hoạt một câu hỏi thay vì một sự từ chối.

Chúng ta có nên tự động kiểm tra mọi biên lai không?

Các bài kiểm tra rẻ hơn phát hiện được nhiều hơn. Số học, số thứ tự và xác thực đơn vị bán hàng chạy ngay lập tức và tìm ra gian lận mà phân tích hình ảnh không bao giờ làm được. Hãy sử dụng chúng làm bước lọc đầu tiên và dành các bài kiểm tra điểm ảnh cho những gì chúng nổi lên, hoặc cho các khoản yêu cầu vượt quá ngưỡng giá trị.

Chúng ta có thể lưu trữ kết quả trong hệ thống chi phí của mình không?

Có, và việc lưu trữ kết quả thay vì phán quyết là cách tiếp cận đúng đắn. Hãy xuất báo cáo để điểm số, bản đồ vùng và ngày tháng nằm cùng với khoản yêu cầu. Một quyết định bị chất vấn một năm sau cần phải có khả năng giải thích được, và bản xuất báo cáo chính là thứ làm cho điều đó trở nên khả thi.

Chúng ta có thể kiểm tra biên lai theo lô không?

Có, tối đa 25 hình ảnh cho mỗi lô. Hầu hết các đội ngũ đều chạy toàn bộ một khoản yêu cầu cùng một lúc và tìm kiếm điểm ngoại lệ thay vì đọc từng điểm số. Một tập hợp được chụp trong một phiên làm việc có xu hướng đạt điểm trong một phạm vi hẹp, vì vậy biên lai nằm hoàn toàn bên ngoài phạm vi đó mới là biên lai đáng để mở.