Perché le ricevute sono un bersaglio facile
Una ricevuta è del testo su carta fotografato in cattive condizioni di luce. Non ci sono volti, mani o scene complesse, e tutti si aspettano che l'immagine sia leggermente sfocata e tagliata male. Qualsiasi problema di qualità che renderebbe sospetta un'altra fotografia qui risulta normale.
Anche gli importi sono sufficientemente bassi da non indurre nessuno a indagare individualmente. Un team finanziario che esamina quattrocento richieste al mese cerca anomalie, non compie analisi forensi su uno scontrino del caffè. Una singola ricevuta del caffè alterata non vale la pena di essere inseguita; quaranta in un anno fanno uno stipendio.
I due modelli e come vengono letti
La carta, l'illuminazione e il taglio sono autentici. Due riquadri adiacenti che coprono gli importi non lo sono.
Una ricevuta interamente generata ha un aspetto diverso. Ogni riquadro risulta alto, poiché nessuna parte dell'immagine proviene da una fotocamera. Quel caso è più facile da intercettare e, in pratica, meno comune rispetto a quello modificato.
| Modello | Punteggio dell'intera inquadratura | Mappa delle regioni | Cosa significa |
|---|---|---|---|
| Ricevuta generata | Alto | Ogni tile alta | L'acquisto probabilmente non è mai avvenuto |
| Importo modificato | Da basso a medio | Uno o due riquadri alti | Un acquisto reale con la cifra cambiata |
| Autentica, fotografata male | Medio | Uniformemente calda | Compressione e scarsa illuminazione, non frode |
| Autentica, bella foto | Basso | Ogni riquadro basso | Niente da segnalare |
I controlli che non riguardano i pixel
L'analisi delle immagini è un segnale e, nelle frodi sulle spese, è raramente il primo a scattare. Questi metodi non costano nulla e intercettano di più.
- Aritmetica. Le singole voci sommate danno il subtotale e l'aliquota fiscale si applica correttamente? I totali modificati spesso rompono la matematica, perché chi li cambia modifica un solo numero.
- Numeri di sequenza. Due ricevute dello stesso esercente in giorni diversi con numeri di transazione adiacenti rappresentano un segnale più forte di qualsiasi punteggio.
- Dettagli dell'esercente. Un numero di telefono che non risponde, un indirizzo che non esiste, un numero di partita IVA nel formato errato per il Paese.
- Immagini ripetute. La stessa texture della carta, lo stesso tavolo, la stessa illuminazione in acquisti presumibilmente non correlati.
- Tempistica. Ricevute inviate in blocco alla fine del periodo, datate nell'arco di diverse settimane, tutte fotografate nella stessa sessione.
- Numeri tondi. Importi che si trovano appena sotto una soglia di approvazione, ripetutamente.
Perché i team finanziari non dovrebbero caricare le ricevute
Una ricevuta contiene la posizione, l'orario e le spese di un dipendente, e spesso un numero di carta parziale. Inviare tali dati a un servizio di punteggio di terze parti crea un rapporto di trattamento che include i dati personali del personale, il quale richiede un contratto, una politica di conservazione e una riga nella tua informativa sulla privacy.
Il punteggio nel browser evita tutto questo. Il file viene letto dal disco dalla pagina e non viene mai trasmesso, quindi non c'è alcun responsabile del trattamento da nominare e nulla da divulgare.
Cosa fare con una ricevuta segnalata
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Verifica nuovamente l'originale
Chiedi il file dal telefono che lo ha scattato. La maggior parte dei punteggi elevati sulle ricevute autentiche deriva dalla ricompressione dopo che l'immagine è transitata tramite email o un'app di chat.
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Controlla l'aritmetica e l'esercente
Se i numeri non tornano o l'esercente non esiste, hai una risposta che non dipende affatto da un modello.
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Osserva il pattern, non la singola affermazione
Una ricevuta segnalata è solo rumore. Lo stesso dipendente segnalato quattro volte, o un set fotografato in un'unica sessione, costituisce un pattern su cui vale la pena effettuare verifiche.
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Indirizza la questione a una persona, non a una policy
Il rifiuto automatico basato su un punteggio è ingiusto e, laddove influisce sulla retribuzione, rischioso dal punto di vista legale. Una segnalazione dovrebbe aprire a una conversazione.
Progettare una policy che sopravviva al confronto con il personale
Una policy sulle spese che tratta ogni ricevuta segnalata come presunta frode genererà più contestazioni che recuperi. Il tasso di errore sulle fotografie delle ricevute è elevato e le persone interessate sono i tuoi stessi dipendenti.
Imposta la soglia in base al valore anziché al punteggio. Controllare tutto ciò che supera un limite è proporzionato e facile da spiegare a un comitato aziendale o a un sindacato. Controllare tutto e poi agire sull'output di un modello non è nessuna di queste cose.
Specifica nella policy che vengono effettuati controlli sulle immagini, cosa li attiva e che una segnalazione comporta la richiesta del file originale anziché un rifiuto. Il personale che conosce la regola in anticipo l'accetta. Il personale che la scopre tramite un'accusa no.
- Pubblica la soglia affinché nessuno sia sorpreso da un controllo.
- Invia le segnalazioni a una persona, mai a un rifiuto automatico.
- Chiedi prima il file originale, poiché la ricompressione spiega la maggior parte dei punteggi elevati.
- Procedi con le segnalazioni in base ai pattern relativi a un richiedente, non alle singole ricevute.